Oberlaindern. Auch wenn sich die Aufregung um die DSGVO inzwischen etwas gelegt hat – vor allem kleine bis mittlere Betriebe fühlen sich nach wie vor verunsichert und sind vom Mehraufwand überfordert (Bitkom-Studie, November 2018). Eine pragmatische Hilfestellung kommt nun vom Formularbuchexperten Avery Zweckform. Als einer der ersten deutschen Anbieter hat Avery Zweckform jetzt Formularbücher zur Umsetzung einiger der wichtigsten DSGVO-Vorschriften auf den Markt gebracht.
Mitarbeiterverpflichtung, Auftragsverarbeitungsvertrag oder Verarbeitungsverzeichnis: Welche Angaben sind jeweils notwendig, welche Dokumente müssen handschriftlich unterzeichnet werden? Die DSGVO-Formulare von Avery Zweckform sind klar strukturiert, sodass keine relevanten Einträge vergessen werden. Wie alle übrigen Avery Zweckform Formulare sind sie von Rechtsexperten geprüft. Sie sind im Fachhandel sowie online erhältlich, unter anderem über www.avery-zweckform.com.

Zu den neuen DSGVO-Formularbüchern gehören:
• Mitarbeiterverpflichtungserklärung nach DSGVO
• Verarbeitungsverzeichnis nach DSGVO inkl. Formular für die Dokumentation technischer und organisatorischer Maßnahmen
• Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 37 DSGVO
• Formular für die Benennung eines Datenschutzbeauftragten
• Einwilligungserklärung in die Bildnisverwendung
Mitarbeiterverpflichtungserklärung nach DSGVO
Auch bei innerbetrieblichen Vorgängen empfiehlt sich: Mitarbeiter, die personenbezogene Daten erheben oder verarbeiten, sollten eine Verpflichtung zur Einhaltung der DSGVO-Anforderungen unterschreiben. Diese Verpflichtungserklärung betrifft unter Umständen etliche Mitarbeiter, denn personenbezogene Daten werden in vielen Betrieben eines Unternehmens gesammelt. Das neue Avery Zweckform Formularbuch enthält 40 Mitarbeiterverpflichtungserklärungen, jeweils mit einem Original für den Arbeitgeber und einer selbstdurchschreibenden Kopie für den Arbeitnehmer.

Verarbeitungsverzeichnis nach DSGVO
Nach Artikel 30 der DSGVO müssen Datenverarbeitungstätigkeiten in einem Verzeichnis mit bestimmten Pflichtangaben dokumentiert werden. Das Avery Zweckform Formularbuch fragt die relevanten Angaben nach Art. 30 Abs. 1 DSGVO ab. Im Formular gibt es zudem die Möglichkeit, technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO) zu dokumentieren sowie ein Archivierungs- und Löschkonzept für das Unternehmen zu ergänzen. Bei letztgenannter Dokumentation wird beispielsweise festgelegt, nach welcher Ablauffrist die personenbezogenen Daten wieder gelöscht werden.

Hilfestellung benötigt? Kein Problem, integrierte Beispiele unterstützen beim Ausfüllen der Formulare.

Das Avery Zweckform Formularbuch enthält 56 Seiten mit einem Hauptblatt, der Dokumentation technischer und organisatorischer Maßnahmen sowie Platz für 25 Verarbeitungstätigkeiten inklusive eines individuellen Archivierungs- und Löschungskonzepts.

Auftragsverarbeitungsvertrag
Wenn ein Betrieb personenbezogene Daten an Dritte zur Verarbeitung weitergibt, muss unter bestimmten Voraussetzungen ein Auftragsverarbeitungsvertrag zur Legitimierung dieser Weitergabe geschlossen werden. Dritte können zum Beispiel eine externe Lohnbuchabrechnung, eine Immobilienverwaltung oder ein Versender von Werbeflyern sein. Im Vertrag ist unter anderem festzuhalten, um welche Daten es sich handelt und zu welchem Zweck sie verarbeitet werden. Das Avery Zweckform Formularbuch enthält vier Vertragsformulare mit jeweils einer selbstdurchschreibenden Kopie.

Bestellung zum Datenschutzbeauftragten
Eine der Verpflichtungen der DSGVO beinhaltet die Benennung eines Datenschutzbeauftragten im Unternehmen. Diesem obliegt es unter anderem, die Einhaltung der DSGVO-Vorschriften zu überwachen und als Ansprechpartner für die Geschäftsleitung einerseits und für die Aufsichtsbehörde andererseits zu fungieren. Mit dem Avery Zweckform Formular können der Datenschutzbeauftragte benannt und seine Verpflichtungen festgehalten werden. Es enthält zwei Formularsätze mit Original und selbstdurchschreibender Kopie.

Einwilligungserklärung in die Bildnisverwendung
Achtung Datenschutz: Wer Mitarbeiter- oder Kundenbilder auf seiner Website oder im Firmenflyer veröffentlicht, muss eine Einwilligung der abgebildeten Personen einholen, aus Beweiszwecken am besten in schriftlicher Form. Im Avery Zweckform Formularbuch kann eingetragen werden, um welche Bilder es sich handelt und zu welchem Zweck sie verwendet werden. Denn dies muss konkret festgelegt und dokumentiert werden. Außerdem wird dort die Einverständniserklärung der betroffenen Person per Unterschrift dokumentiert. Das Formularbuch enthält 40 Einwilligungserklärungen mit selbstdurchschreibendem Durchschlag.

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